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电子工程学院举办(承办)国际会议的申报流程

2019-06-13来源: 浏览次数:

为进一步规范国际学术会议的申办程序、强化组织管理工作,我院结合学校实际,整理了电子工程学院举办(承办)国际会议的申报审批流程,具体情况如下:

目前国际会议申报均在教育部国际会议网上申报平台中填写,须知如下:
一、在我国境内(不含港澳台地区)举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港澳台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议,可在本平台预报、申报。(另外,只有2个国家人员参加的会议申报也适用于本平台。)
二、每年9月,各单位通过平台上报下一年度会议计划(包括一般和重大);每年9月至10月单位管理员做第一步筛选;每年11月上级主管部门收集汇总各单位下一年度国际会议计划最终筛选并备案。每年3月,各单位可在平台补报本年度下半年拟举办的一般会议,重大不能补预报。
三、已列入年度计划的会议,按以下类别和时间在系统中申报。

3.1自然科学技术类:外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的会议或涉及敏感问题(不论规模大小)的会议,必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表,并由学校国际合作与交流部在会前4个月提交纸质请示文。小于此规模的会议,必须至少在会前3个月在平台中填写会议申报表,并由学校国际合作与交流部在会前3个月在平台中填写会议申报表,并由学校国际合作与交流部在会前3个月在线提交请示文。

3.2邀请党和国家领导人、外国政要或前政要出席国际会议不在线申报,需另文报批(纸质请示文格式请见附件6)

3.3.外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议(不涉及敏感问题)可不预报会议计划,但必须至少在会前3个月在平台中填写会议申报表,并由学校国际合作与交流部在会前3个月在线提交请示文。

3.4.境外非政府组织开展临时活动,中方合作单位应当按照国家规定办理审批手续,并在开展临时活动15日前向其所在地的省级人民政府公安机关境外非政府组织管理办公室(登记管理机关)备案。(境外非政府组织是指境外合法成立的基金会、社会团体、智库机构等非营利、非政府的社会组织。境外非政府组织未在中国境内设立代表机构,在中国境内开展临时活动,应当与中国的国家机关、人民团体、事业单位、社会组织合作进行)
四、申报流程

请参照附件1和附件2的申报指南在系统中提出申请,通过后即可举办会议。会后将会议预算表(附件3),会议决算表(附件4)和其他票据(经费管理办法请参考附件5)提交国际处审核,完成报销。

附件一:国际会议报批平台使用帮助——教职工用户(申请人)

附件二:国际学术会议报批系统预报申请说明

附件三:西安电子科技大学国际会议经费预算表

附件四:西安电子科技大学国际会议经费决算表

附件五:西电外[2017]36号西安电子科技大学国际会议申办及经费管理办法

附件六:国际会议申请报告

电院联系人:段小乐    联系电话:88202253

邮箱:xlduan@xidian.edu.cn

地址:北校区西大楼104办公室

国际合作交流部联系人:王小燕  联系电话:81891233

邮箱:xywang@xidian.edu.cn

地址:南校区行政楼317办公室

电子工程学院
2019年6月



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